منسق اللقاء

خطباء فيساخا، الهند. رئيس النادي وسفير أغورا كوكا براساد خلال قيادتهما لأحد اللقاءات.

منسق اللقاء هو ذلك الشخص الذي يسهر على تهييء الفضاء وإعداده ليكون في شكل جيد - وإذا حصل وكنت تستفيد من فضاء ليس لك- فإنه ينبغي أن تسهر على تنظيفه بعد انتهاء اللقاء. وبطبيعة الحال، يمكنك الاستعانة ببعض الأعضاء في هذا الصدد.

ينبغي علي منسق اللقاء أن يحضر إلى مكان اللقاء بوقت طويل كفاية قبل الموعد المحدد لانطلاق اللقاء. وبالتالي فإنه ينبغي عليه/ها:

• تحضير فضاء اللقاء - الطاولات، الكراسي، مناضد الإلقاء، موقع اللقاء مع رموزAgora ولافتاتها، علاماتها، ملصقاتها، إلخ.
• تحضير الأدوات التي سيستخدمها المكلف بالوقت بغية قياس الوقت وتنبيه المتحدثين إليه (المؤقت، البطاقات التي تشبه إشارات "المرور"، إلخ).
• يحرص على توفر الفضاء على نظام تكييف مناسب أو تهوية في الغرفة (فتح النوافذ، إلخ).
• يحرص على طباعة رزنامة اللقاء، وأن هناك عددا كافيا منها لكل الأعضاء.
• يحرص على وجود عدد كاف من استمارات التغذية الراجعة والأقلام.
• وإن كان الفضاء يسمح التحقق من جودة الإنارة، النظام الصوتي، وسائل العرض.
• إذا كان النادي يتوفر على معدات تسجيل صوت أو تصوير، ينبغي أن يقوم المنسق بإعدادها وتحضيرها. وإذا توافر مسلاط أو غير ه من المعدات المماثلة، فينبغي أن يقوم المنسق بربطها وتجريبها.

في العادة، منسق اللقاء هو من يقوم بافتتاح اللقاء وختامه.

يمكن أن يكون الخطاب الافتتاحي بالشكل التالي:

سيداتي، سادتي، مرحبا بكم في لقاء نادي مراكش الحمراء للخطابة، أول ناد للخطابة من نوعه في المغرب. سأقوم الآن بالمناداة على قائد لقائنا لهذا اليوم، السيد هشام غريب. المرجو التصفيق بحرارة للسيد هشام"

بعد هذا التقديم وخلال التصفيقات، انتظر فوق الخشبة إلى حين وصول قائد اللقاء عندك، قم بعد ذلك بمصافحته، وانسحب. ستصير الخشبة له إذاك.

يمكن أن يكون الخطاب الختامي كالتالي:

"مرحبا بكم مرة أخرى في لقائنا. نعلن الآن اختتام اللقاء، أدعوكم الآن إلى التوجه إلى بهو المبنى من أجل بعض الشاي والحلوى"

قد تفضل بعض الأندية استخدام مطرقة من أجل افتتاح اللقاءات واختتامها.

إجراءات خاصة باللقاءات عن بعد

بالنسبة للقاءات التي تنعقد عن بعد، ينبغي على منسق اللقاء أن يهتم بكل التفاصيل لضمان انعقاد اللقاء وتمكن الأعضاء من الولوج إليه. تتضمن هذه الإجراءات:

• برمجة اللقاء على إحدى المنصات التي يستخدمها النادي مع إنجاز رابط اللقاء وتوزيعه على الأعضاء.
• التيقن من كون اللقاء يجري بشكل عاد في وقت لا يقل عن عشر دقائق من الموعد المقرر لانطلاقه.
• قبول الناس وتمكينهم من الولوج إلى اللقاء إن كانت هناك "غرفة انتظار" أو ما شابه.
• التيقن من توفر قائد اللقاء على امتيازات الاستضافة خلال اللقاء.
• التعامل بشكل سري أو معلن مع كل المشاكل التقنية أو الإشكالات التي يتم التطرق إليها خلال اللقاء، مثل (على سبيل المثال) حالة المشارك الذي لا يعرف كيف يمكنه مشاركة شاشته.
• العمل مع الأعضاء الذين يواجهون مشاكل تقنية في غرفة منفصلة أو فضاء منفصل بغية المساعدة في حل تلك المشاكل (تجدر الإشارة إلى أن منسق اللقاء ليس مجبرا على إيجاد ومعرفة حلول كل الإشكالات التقنية، وإنما يمكنه التنسيق مع تقني من غير الحاضرين للقاء بغية حل كل المشاكل دون التاثير على سير اللقاء في الغرفة الرئيسية)
• إذا كان النادي من بين الأندية التي تقوم بتسجيل لقاءاتها، فإنه يقوم بتسجيل اللقاء، نسخ التسجيل إلى موقع دائم (مثل، خدمة السحابة الإلكترونية، موقع إنترنت، موقع يوتيوب، إلخ) ومشاركة الرابط كما تنص على ذلك سياسات النادي.

تجدر الإشارة إلى أن منسق اللقاء ليس مجبرا على توفير كل البنية التحتية التي أتينا على ذكرها أعلاه - وهو مجرد مستخدم للمنصة المتاحة لا غير. توفير المنصة وتهييئها مهمة مشتركة بين كل أعضاء النادي، خاصة أولئك الملمين منهم بالتكنولوجيا. على سبيل المثال، إذا قرر النادي استعمال منصة زووم، فإنه ينبغي على مسؤولي النادي إنجاز وإعداد حساب زووم التكفل بمتطلبات الولوج إليه. يقتصر دور منسق اللقاء هنا على تسجيل الدخول إلى المنصة وإعداد اللقاء.